Тендер від ТЗ до протоколу за дні, кожен бал з джерелом
Агент веде тендер від ТЗ до протоколу: складає документи за вашими шаблонами, зводить пропозиції з джерелом кожного рядка, рахує приведену ціну вашою формулою, а переможця обирає комітет.
- 3 дні
- цикл тендера у кейсі, було близько двох тижнів
- до копійки
- збіг приведеної ціни з розрахунком замовника
- 3 модулі
- ТЗ, оцінка учасників, протокол комітету
Для кого: Керівник закупівель, Тендерний менеджер, Член тендерного комітету, Грантовий консультант · Фармацевтика, Виробництво, Телеком, Юридичні послуги, Грантовий консалтинг
Закупівлі ведуть процедуру в пошті і файлах. ТЗ пишуть щоразу з шаблону вручну, пропозиції приходять у xlsx, pdf і текстом листа, зведення живе в Excel з версіями «v3_final», протокол набирають після засідання. Грантові команди так само вручну обходять портали конкурсів і стежать за дедлайнами.
Помилка народжується при переносі: стара ціна після переторжки, переплутана колонка, загублене уточнення до гарантії. Найнижча ціна часто програє приведеній, і це треба довести числом. Через рік на перевірці логіку рішення відновлюють по пошті, а цикл одного тендера тягнеться близько двох тижнів.
Як скоротити цикл тендера до днів і мати для кожного балу і кожної цифри протоколу документ-джерело?
Чому це працює
Рахує формула, модель лише витягує дані і пише текст.
Приведена ціна рахується формулою з конкурентного листа замовника (аванс, відстрочка, ставка дисконтування). На його цифрах розрахунок збігся до копійки. Бали і місця рахує код, однаково для всіх тендерів.
Кожна цифра має документ-джерело.
У таблиці учасників позначено, звідки рядок: файл xlsx, розпізнано з листа або внесено руками, поруч оригінал. Поле, якого в листі немає, лишається порожнім і підсвіченим. Відповідь у чаті по тендеру містить посилання на поле або документ.
Документи виходять у вашому форматі.
ТЗ збирається з незмінних шапки і хвоста вашого затвердженого шаблону, агент пише предметну частину. Готове ТЗ з Word з таблицями імпортується. Протокол виходить у .docx з вашою нумерацією ТК-РРРР-НН.
Система працює у фармвиробника.
Департамент закупівель фармвиробника пілотує її на 13 своїх категоріях закупівель; у кейсі цикл процедури скоротився з тижнів до днів, порівняння учасників стало відтворюваним.
Що агент робить крок за кроком
- 1Ініціатор обирає категорію, агент складає проєкт ТЗ за вашим затвердженим шаблоном і позначає «уточнити» там, де даних бракує.
- 2Правки ТЗ зберігаються версіями з построковим порівнянням, у фінал іде затверджена версія.
- 3Пропозиції заходять файлом (xlsx, docx, pdf), розпізнаванням з листа або вручну; кожен рядок веде до оригіналу.
- 4Раунди переторжки зберігаються, в оцінку йде остання ціна кожного учасника.
- 5Код рахує приведену ціну і підсумкові бали за формулою вашого регламенту; нецінові бали ставить експерт, агент пропонує бал з обґрунтуванням.
- 6Агент складає проєкт протоколу з цифр розрахунку, комітет погоджує іменно в системі, журнал фіксує кожну дію людей і агента.
- 7Для зовнішніх тендерів і грантів агент щодня збирає оголошення з погоджених порталів, перекладає назви, звіряє з вашим профілем і надсилає дайджест з дедлайнами.
Де рішення лишається за людиною
- Переможця обирає тендерний комітет: агент готує проєкти документів, комітет погоджує і підписує.
- Нецінові бали ставить експерт; підказка агента потрапляє в розрахунок після підтвердження людиною.
- Формулу оцінки задає ваш регламент, її зміна це рішення замовника, зафіксоване в договорі.
- Портали і реєстри агент читає через офіційний API або ваш обліковий запис, у межах їхніх правил доступу.
Як почати
- день 1Надішліть як є: шаблон ТЗ, кілька затверджених ТЗ, приклад протоколу і формулу оцінки
- тиждень 1Проганяємо один відпрацьований тендер і звіряємо розрахунок з вашим протоколом
- тиждень 2-3Пілот на живому тендері з вашим комітетом і ролями
- після приймання пілотаПідключаємо корпоративну пошту, вхід за робочими адресами і портали закупівель
Надішліть вивантаження або опис процесу як є: таблиці, скріни, чернетки. Ми нормалізуємо дані самі і покажемо цей сценарій на ваших цифрах.
Описати задачуЩо питають найчастіше
Чи можна завантажити готове ТЗ з Word з таблицями?
Так. Файл .docx імпортується з таблицями, обʼєднаними клітинками і нумерованими списками, ТЗ лягає в систему без повторного набору. PDF і .doc достатньо зберегти як .docx.
З якими системами інтегруєтесь, наприклад SmartTender з обмеженим API?
Портали закупівель (SmartTender, Prozorro) підключаються через API, а де його бракує, агент працює з інтерфейсом порталу. Пошта через Microsoft 365 і Entra або звичайну поштову скриньку. Історію закупівель і базу постачальників з 1С/BAS чи вашої ERP беремо вивантаженням. M.E.Doc і банки підключаються, коли після протоколу йде договір і оплата.
Куди потрапляє результат: у наші документи чи лишається у вас?
ТЗ і протокол вивантажуються у .docx у вашому форматуванні, зведення учасників у xlsx. Система розгортається у вашому контурі або в нашому, база лежить там, де її розгорнули, і належить вам.
Звідки агент збирає тендери і конкурси і чи додає джерела, яких ми ще не моніторимо?
Подвійний пошук: щоденний збір з погоджених порталів плюс AI-пошук нових програм. Нове джерело потрапляє у список на ваше погодження. Портфель, пошукові рядки і ринки видно в кабінеті і вивантажуються в CSV.
Що робить агент, коли в пропозиції бракує даних?
Лишає поле порожнім, підсвічує його і показує поруч оригінал листа. Менеджер дописує значення або запитує учасника. У проєкті ТЗ такі місця позначені «уточнити».
Заявку пише експерт з досвідом. Навіщо тоді агент?
Агент бере пошук конкурсів, звірку з профілем клієнта, дедлайни, збір документів і перевірку комплектності. Текст заявки і рішення, куди подаватись, лишаються за експертом, і він починає з готової основи.
Скільки коштує і з чого складається ціна?
Ціна складається рядками: години роботи по кожному модулю × $35, підписка за роботу системи і супровід за обсягом, токени моделі на вашому ключі. Пілот це фіксована сума за один реальний тендер під ключ. Рахуємо за брифом на ваших обсягах.
Де зберігаються дані і що бачить модель?
Ціни учасників, документи і журнал лежать у базі системи у вашому контурі. Модель бачить лише поточний тендер і працює на вашому Azure OpenAI. Режим комерційної таємниці вимикає AI повністю: облік учасників, розрахунок і погодження працюють далі.