Замовлення з месенджера стає чернеткою в обліку за хвилини
Замовлення, яке клієнт написав у месенджер, пошту чи чат, агент перетворює на чернетку документа у вашому обліку: кожна позиція привʼязана до артикула з вашого довідника, кожна ціна з чинного прайсу, а менеджер лише підтверджує або править виняток.
- 70-80%
- замовлень агрохолдинг правив руками перед обліком
- 32 кліки
- і півтори години на одне замовлення в кейтерингу
- 6 хв
- від повідомлення до готового документа на прикладі демо
Для кого: Керівник відділу продажів, Операційний директор, Менеджер з обробки замовлень, Власник бізнесу, Керівник ІТ і 1С · Дистрибуція, Виробництво харчових продуктів, Оптова торгівля, Кейтеринг, Рітейл і e-commerce
Клієнти замовляють так, як їм зручно: повідомленням у Telegram чи Viber, листом, фото накладної, голосовим. Менеджер читає, шукає товар у довіднику, звіряє залишок, ціну і кратність упаковки, набирає документ в обліку і відповідає клієнту.
Клієнт пише «філе як минулого разу» або стару назву товару, і текст збігається з довідником лише частково. В агрохолдингу ручного коригування потребували 70-80% замовлень, у кейтерингу одне замовлення забирало 32 кліки і півтори години, дистрибутор ставив задачу на обсяг до 3 000 замовлень на день. Обсяг росте швидше за штат, а помилка в артикулі стає пересортом, поверненням і дебіторкою.
Як приймати замовлення з будь-якого каналу так, щоб у обліку одразу лежав правильний документ, а менеджер займався лише винятками?
Чому це працює
Артикул знаходить агент за назвами, якими користуються саме ваші клієнти
Довідник доповнюється народними назвами, скороченнями і старими назвами товарів; на прикладі демо «16e 128 білий» зіставлено з артикулом з впевненістю 0,96, а при впевненості нижче порога 0,90 агент перепитує клієнта.
Кожна цифра в чернетці має документ-джерело
Залишок береться з рухів складу мінус резерв, ціна з чинного виду ціни, кратність і мінімальна партія з картки товару. Суму і перевірки рахує формула, модель лише розбирає текст замовлення; у журналі видно, звідки взялась кожна цифра.
Результат потрапляє у ваш облік, провідник лишається людиною
Агент створює непроведену чернетку замовлення покупця в 1С/BAS або іншій ERP; перший місяць можна працювати в режимі лише читання, коли система пропонує, а записує менеджер.
Підхід уже працює на живих замовленнях
Кейтеринг приймає замовлення обідів ботом у Telegram з кабінетом менеджера, система в експлуатації; для агрохолдингу зібрано робочий стенд «текст заявки, позиції, перевірки, відповідь, чернетка в ERP» на структурі їхніх даних.
Що агент робить крок за кроком
- 1Приймає замовлення з Telegram, Viber, пошти, чату сайту або файлу (PDF, Excel, фото) і впізнає клієнта за номером телефону чи адресою пошти.
- 2Розбирає текст на позиції: модель витягує назву, кількість і одиницю, код зіставляє їх з вашим довідником за артикулом і відомими назвами клієнта.
- 3Перевіряє кожну позицію формулами: вільний залишок з урахуванням резерву, ціну з прайсу або договору клієнта, кратність упаковки, мінімальну партію, кредитний ліміт.
- 4Надсилає клієнту підтвердження з позиціями, ціною і строком, а на неповний рядок ставить одне конкретне уточнююче питання.
- 5Створює чернетку замовлення покупця у вашому обліку і ставить резерв, менеджер бачить її з позначками перевірок і проводить одним натисканням.
- 6Пише кожну дію в журнал: хто, коли, з якого документа взято цифру і з якою впевненістю зіставлено позицію.
- 7Навчається лише з підтверджень менеджера: виправлене зіставлення стає правилом рядком у списку, який видно і можна вимкнути.
Де рішення лишається за людиною
- Проведення документа, знижку поза прайсом і відвантаження понад кредитний ліміт підтверджує менеджер.
- Позицію з впевненістю нижче порога агент відкладає до людини або уточнює у клієнта; поріг встановлює ваш керівник продажів.
- Агент працює з товарами, які є у вашому довіднику; новий товар заводить у довідник ваша людина.
- Домовленості з клієнтом про умови поставки веде менеджер, агент готує йому зведення по замовленню.
Як почати
- день 1Надсилаєте як є: вивантаження довідника товарів і прайсу, 30-50 реальних замовлень з месенджерів і пошти, приклад документа з обліку
- тиждень 1Прогін на ваших минулих замовленнях: скільки позицій агент зіставив сам, скільки відклав людині і чому
- тиждень 2-3Підключення одного каналу (Telegram або пошта) і запис чернеток у копію облікової бази, менеджер підтверджує кожну
- тиждень 4Приймання за чеклистом і перехід до самостійної роботи на позиціях, де агент стабільно зіставляв правильно
Надішліть вивантаження або опис процесу як є: таблиці, скріни, чернетки. Ми нормалізуємо дані самі і покажемо цей сценарій на ваших цифрах.
Описати задачуЩо питають найчастіше
Як агент зіставить неповне замовлення з нашим SKU?
Шукає за артикулом, назвою і назвами, якими пише саме цей клієнт, з урахуванням його історії замовлень. Якщо впевненість нижче порога, ставить клієнту уточнююче питання або відкладає рядок менеджеру з трьома варіантами.
Куди потрапляє результат: у наш облік чи лишається у вас?
У ваш облік: агент створює чернетку замовлення покупця в 1С/BAS або іншій ERP, проводить її менеджер. Кабінет агента показує ту саму чернетку з позначками перевірок і журналом.
З якими системами інтегруєтесь?
1С і BAS, інші ERP і CRM через API або файловий обмін, Telegram, Viber, пошта, чат сайту. Старт можливий на вивантаженнях Excel без інтеграції; далі агент читає буферну копію бази, щоб робоча база працювала без навантаження. Один мікросервіс інтеграції це 1-2 тижні.
Що агент робить, коли бракує даних або товару немає?
Пише клієнту одне конкретне питання в той самий чат: яку саме модель, фасовку чи кількість. Якщо товару немає у вільному залишку, пропонує аналог з вашого довідника або часткове відвантаження, рішення за менеджером.
Чому агент не вигадає позицію чи ціну?
Ціну, залишок, суму і перевірки рахує код за вашими даними. Модель лише розбирає текст замовлення на назву і кількість, а кожне зіставлення має оцінку впевненості і шлях до рядка довідника.
Чи можна без інтеграції з нашою CRM?
Так. Кейтеринг почав з бота і простого кабінету, який приймає замовлення і віддає файли для обліку в Excel. Інтеграцію додаємо, коли видно, що розрахунки сходяться.
Де зберігаються дані і що бачить модель?
На нашому захищеному сервері, у вашому тенанті або повністю локально. Модель бачить текст замовлення і назви товарів, прізвища, телефони і адреси клієнтів замінюються позначками до відправки запиту.
Скільки коштує і з чого складається ціна?
Ціна складається рядками: налаштування під ваш довідник і правила та інтеграція з обліком (години × ставка $35), підписка за обсягом замовлень (хостинг, супровід, оновлення), модель за фактом використання. Рахуємо за брифом і вашими прикладами замовлень.