Перевитрата пального в гривнях по кожному авто і операції
Агент рахує норму пального за вашим довідником, порівнює її з фактичними літрами з чеків, карток і подорожніх листів, готує акти списання і виносить людині лише відхилення понад допуск, з гривнями і документом за кожною цифрою.
- 10%
- пробігу парку йде на заїзди до заправок, оцінка практика
- 3 з 38
- подорожніх листів за місяць чекають людину, на прикладі
- 1 файл
- операцій з літрами дає перевитрату в гривнях
Кабінет агровиробництва рахує пальне на даних агрохолдингу
Для кого: Головний бухгалтер, Відповідальний за транспорт, Керівник логістики, Керівник механізації, Фінансовий директор, Власник · Транспорт і логістика, Агровиробництво, Виробництво з власним автопарком, Дистрибуція з власною доставкою
Пальне це одна з найбільших змінних статей у компаніях з власним парком і технікою. Норми витрати є в довіднику, заправки в чеках і відомостях паливних карток, пробіг в одометрі, GPS або трекері. Подорожні листи і списання бухгалтерія збирає наприкінці місяця по водіях і рахує в Excel.
Коли норма рахується раз на місяць або не рахується зовсім, перевитрата зливається з нормальною роботою: її видно запізно і без привʼязки до авто, поля чи зміни. Практик-керівник логістики оцінив, що понад 10% пробігів повʼязані із заправками, це близько 100 млн грн на рік. Пробіг і заправки часто вивантажуються за різні періоди, і ручне порівняння показує перевитрату там, де її немає.
Як щодня бачити, яке авто, водій або операція спалили пального більше за норму, скільки це в гривнях, і закривати подорожні листи без кількох днів ручної роботи наприкінці місяця?
Чому це працює
Кожну цифру рахує формула, і кожна має документ-джерело.
На прикладі подорожнього листа ПЛ-0842: пробіг 412 км з одометра, норма 22,0 л на 100 км з довідника авто дає 90,6 л, факт 95,0 л з залишків і чека. Відхилення 4,4 л, це 4,9%. Модель лише читає фото одометра і чек, норму і відхилення рахує код.
Старт на тому, що вже є: фото одометра і чеки.
На пілоті достатньо фото приладової панелі і чека у робочому чаті. GPS, трекер, відомість паливної картки і дані шини CAN J1939 додають точності і підключаються на читання, коли вони є.
Людина дивиться лише винятки.
На прикладі місяця: 38 подорожніх листів і 38 актів списання сформував агент, 35 у межах допуску 5% готові до проведення, 3 з перевитратою понад допуск чекають пояснення. Легковик з перевитратою 18,5% підсвічений окремо.
Перевитрата видна в гривнях по операціях і полях.
У лабораторії на прикладі 24 полів: 136 операцій, 189 148 л палива, понад норму 5 861 л, 317 650 грн при дизелі 54,20 грн/л. Найбільше сидить у культивації і обприскуванні, і видно конкретні поля.
Що агент робить крок за кроком
- 1Водій надсилає у робочий чат фото одометра на початок і кінець зміни і фото чека; GPS, трекер, відомість паливної картки або файл операцій техніки підключаються, якщо вони є.
- 2Агент формує подорожній лист за вашим шаблоном: пробіг, заправка, залишки, фактичні літри і звʼязок з ТТН, якщо поїздка була під поставку.
- 3Формула рахує норму: базова норма авто з довідника на пробіг, сезонні надбавки за датою і робота з навантаженням; для техніки норма в літрах на гектар операції.
- 4Відхилення порівнюється з вашим допуском: у межах допуску акт списання готується сам, понад допуск іде відповідальному з поясненням, великий розрив зупиняє документ до перевірки одометра, норми і заправки.
- 5Акт списання отримує ціну з чека, рахунок 203 і віднесення на підрозділ або замовлення та статус «не проведено».
- 6Наприкінці місяця готова відомість по авто і полях з перевитратою в літрах і гривнях; кожна цифра розкривається до подорожнього листа, чека або рядка файлу.
- 7Коли даних бракує (у авто немає норми, пробіг і заправки за різні періоди), агент називає, чого бракує, і перевитрату для цього авто не рахує.
Де рішення лишається за людиною
- Рішення про перевитрату понад допуск, пояснення водія і утримання приймає відповідальний за транспорт: агент рахує, підсвічує і зупиняє документ.
- Агент готує подорожні листи й акти списання чернетками, проводить їх ваш бухгалтер.
- Норми витрати і допуск це регламент компанії: агент бере їх з вашого довідника, змінює їх людина.
- Точність обмежена джерелом: одометр з фото дає пробіг зміни, маршрут і рівень у баку видно з GPS або датчика рівня пального.
Як почати
- день 1Надсилаєте як є: довідник авто або техніки з нормами, заправки (чеки, паливні картки) і пробіг або операції за 2-3 місяці
- тиждень 1-2Прогін на вашій історії: перевитрата по авто і операціях у гривнях і розбір кожної розбіжності з бухгалтером
- тиждень 2-3Ваші шаблони подорожнього листа й акта, допуск, бот у робочому чаті водіїв
- тиждень 3-6Пілот на копії бази з премодерацією, далі чернетки в робочій базі за вашим рішенням
Надішліть вивантаження або опис процесу як є: таблиці, скріни, чернетки. Ми нормалізуємо дані самі і покажемо цей сценарій на ваших цифрах.
Описати задачуЩо питають найчастіше
Звідки агент бере кілометри і літри: GPS, трекери, CAN?
Для старту вистачає фото одометра і чеків у робочому чаті. GPS і трекери підключаються на читання через вивантаження або API постачальника, дані шини CAN J1939 беруться з того ж трекера, відомість паливної картки звіряється з чеками і відсікає дублі. Кожне джерело додає точності.
Куди потрапляє результат: у наш облік чи лишається у вас?
Подорожні листи й акти списання створюються у вашій обліковій базі зі статусом «не проведено», відомість і знахідки вивантажуються у файл. Проводить бухгалтер, запис у базу дається правом лише на чернетки.
З якими системами інтегруєтесь?
1С і BAS на читання довідників і створення чернеток, Вчасно і M.E.Doc для вхідних документів постачальника пального, відомості паливних карток і виписки банку файлом, GPS і телеметрія через вивантаження або API. Для агровиробництва файл операцій з обробленою площею і літрами.
Що агент робить, коли бракує даних?
Називає, чого саме бракує. Без норми авто списання не рахується. Без показника одометра лист чекає, і водій отримує нагадування. Коли пробіг і заправки вивантажені за різні періоди, агент рахує лише їхній спільний період або показує, що довантажити.
Чи є ризик для нашої робочої бази?
Перші тижні агент працює з копією бази в окремому середовищі, робоча база не задіяна. Право на чернетки в робочій базі дається пізніше і за вашим рішенням, премодерацію робить ваш бухгалтер, кожна дія лишається в журналі.
Можна вести первинку і пальне одним агентом?
Так. Підключення до бази, розпізнавання документів, сервер, журнал і ролі спільні і рахуються один раз. Норми пального і подорожні листи мають свій розрахунок і шаблони, це окремий рядок роботи.
Скільки коштує і з чого складається ціна?
Ціна складається рядками: налаштування під ваші норми, шаблони і джерела в годинах за ставкою $35, окремо підписка за обсягом (авто і документи), рахуємо за брифом. Окупність видно формулою: літри понад допуск за місяць на ціну пального плюс години на подорожні листи на ставку бухгалтера.
Де зберігаються дані?
У європейському дата-центрі з шифруванням або на вашому сервері. У модель іде лише фото чи текст документа для розпізнавання, база, залишки і обороти лишаються у вас. Дані не використовуються для навчання моделі, це фіксується в договорі.