Як перевірити контрагента безкоштовно за ЄДРПОУ

Перевірка контрагента займає десять хвилин, якщо знати, куди дивитись і в якому порядку. Уся потрібна інформація про українську компанію лежить у відкритих державних реєстрах, і більша її частина доступна безкоштовно. Нижче покроковий порядок, який використовують бухгалтери і юристи перед першою оплатою новому постачальнику, перед підписанням договору і перед допуском учасника до закупівлі.

Навіщо перевіряти контрагента

Причин три, і всі вони про гроші.

Перша це податкові ризики. Якщо постачальник виявиться компанією з ознаками фіктивності, податкова може визнати операцію нереальною і зняти витрати та податковий кредит з ПДВ. Донарахування разом зі штрафами і пенею часто перевищує суму самої угоди.

Друга це ризик неповернення коштів. Передоплата компанії, яка перебуває у стані припинення або має десятки судових справ про стягнення боргу, з великою ймовірністю не повернеться.

Третя це санкції і репутація. Робота з компанією під санкціями РНБО або з бенефіціаром з країни-агресора означає блокування платежів банком і перевірки, яких можна було уникнути.

Усі три ризики видно заздалегідь, якщо пройти шість кроків.

Крок 1. Знайдіть компанію за кодом ЄДРПОУ

Код ЄДРПОУ це вісім цифр, які стоять у договорі, рахунку і видатковій накладній. Відкрийте Реєстр компаній України і введіть код або назву. Пошук за назвою працює з лапками і без них, тому «ТОВ "Ромашка"» і «Ромашка» знайдуть ту саму компанію.

Картка компанії має постійну адресу виду reestr.initask.com/company/<код>. Наприклад, так виглядає картка АТ «Укрзалізниця» або АТ КБ «ПриватБанк». Адресу зручно зберегти в картці контрагента у вашій обліковій системі: наступного разу перевірка займе один клік.

Першим ділом звірте повну назву і код з тим, що написано у договорі і рахунку. Розбіжність в одну літеру або цифру це привід зупинитись і уточнити реквізити у постачальника телефоном, номер якого ви знайшли самостійно.

Крок 2. Подивіться стан компанії

Стан у реєстрі відповідає на питання, чи існує компанія юридично. Варіантів кілька:

Друга позиція найчастіше лякає бухгалтерів даремно. Реєстр зберіг формулювання з часів паперових свідоцтв, і такий стан мають тисячі чинних компаній.

Крок 3. Хто стоїть за компанією

Розділ засновників, кінцевих бенефіціарів і підписантів у картці показує людей, які контролюють компанію і мають право підписувати документи. Тут шукайте чотири сигнали:

1. Масовий засновник або керівник. Одна людина значиться у десятках компаній, які зареєстровані в різних містах і займаються всім одночасно. Це класична ознака фіктивності.
2. Свіжа зміна керівника або власника. Заміна за кілька тижнів до вашої угоди буває нормальною справою, але разом з іншими сигналами вимагає пояснень.
3. Бенефіціар не розкритий або зазначено, що його немає, хоча структура власності проста. Для банку це підстава для додаткових питань щодо ваших платежів.
4. Громадянство або адреса бенефіціара в Росії чи Білорусі. З 2022 року це окремий ризик блокування і перевірок.

Порівняйте підписанта з картки з людиною, яка підписала договір. Якщо підпис ставить особа, якої немає серед підписантів, попросіть довіреність.

Крок 4. Капітал, вік і масштаб

Статутний капітал сам по собі мало що каже: багато чесних компаній мають капітал у кілька тисяч гривень. Сигналом він стає у поєднанні. Компанія, зареєстрована два місяці тому, з мінімальним капіталом і без історії, пропонує поставку на кілька мільйонів з повною передоплатою. У такій ситуації обережність коштує дешевше за помилку.

Історію компанії добре видно через публічні закупівлі. У картці реєстру є перехід до закупівель компанії у Prozorro, а на сайті Тендери Prozorro окремо видно, що компанія купувала як замовник і які договори виграла як учасник. Постачальник з кількома виконаними державними договорами пройшов кваліфікацію замовників і має підтверджений досвід. Докладніше про пошук закупівель у статті як знайти тендери Prozorro під свій бізнес.

Крок 5. ПДВ, податковий борг, суди і санкції

Ці дані лежать в окремих державних реєстрах, і кожен відкривається безкоштовно.

Статус платника ПДВ. Реєстр платників ПДВ є у відкритій частині сайту ДПС (tax.gov.ua). Якщо постачальник виставляє рахунок з ПДВ, він мусить бути у цьому реєстрі на дату поставки, інакше податкового кредиту у вас не буде. Звірте також дату анулювання реєстрації, якщо вона є.

Податковий борг. ДПС публікує перелік платників, що мають податковий борг. Великий борг означає ризик арешту рахунків постачальника посеред виконання вашого договору.

Судові справи. Єдиний державний реєстр судових рішень (reyestr.court.gov.ua) шукає за кодом ЄДРПОУ. Дивіться на характер справ: одна господарська суперечка про якість товару це нормальна практика, десять справ про стягнення боргу від різних кредиторів це сигнал. Окремо звертайте увагу на кримінальні провадження, де компанію згадано у звʼязку з фіктивним підприємництвом.

Санкції. Державний реєстр санкцій РНБО (drs.nsdc.gov.ua) шукає за назвою і кодом. Перевіряйте не лише саму компанію, а й засновників і бенефіціарів з кроку 3.

Крок 6. Перевірте IBAN перед оплатою

Шахрайство з реквізитами найчастіше трапляється на етапі оплати: лист «від постачальника» з новим рахунком, де змінено лише IBAN. Український IBAN має 29 символів: літери UA, дві контрольні цифри, шість цифр коду банку і номер рахунку. Контрольні цифри ловлять помилку в одній цифрі, а код банку показує, у якому банку відкрито рахунок.

Сервіс Курси НБУ, банки і перевірка IBAN перевіряє контрольну суму і показує банк за кодом з довідника НБУ. Якщо банк у новому рахунку інший, ніж у договорі, підтвердіть зміну реквізитів дзвінком на номер постачальника з договору або з попереднього листування.

Чекліст перевірки на одній сторінці

Коли безкоштовної перевірки достатньо

Для разової закупівлі на невелику суму у відомого постачальника вистачає кроків 1, 2 і 6. Для нового постачальника з договором на значну суму проходьте всі шість кроків і зберігайте скриншоти з датою: у разі податкової перевірки вони показують, що ви діяли обачно.

Коли перевірок багато або контрагент іноземний, ручний обхід реєстрів займає години. Для цього є повна перевірка контрагента: досьє з 64 джерел, серед них 37 санкційних переліків (РНБО, ЄС, OFAC, Великобританія та інші), судові справи, податковий борг і звʼязки з рф і рб, з посиланням на першоджерело біля кожного факту. Три перевірки безкоштовні, далі 149 грн за перевірку або місячний тариф. Кнопка «Повне досьє» стоїть і в кожній картці реєстру.

Якщо у вашій компанії перевіряють десятки контрагентів на місяць і аналізують їхні договори, цю роботу можна передати агенту: наприклад, агент аналізу договорів від контрагентів звіряє умови договору з вашими правилами і позначає ризикові пункти ще до підпису. Про інші агенти для обліку читайте в огляді AI-агенти для бухгалтерії.

Типові помилки при перевірці

Перевірити один раз і забути. Стан компанії, керівник і статус платника ПДВ змінюються. Для постійних постачальників повторюйте перевірку хоча б раз на квартал і перед кожною великою передоплатою.

Дивитись лише на компанію. Санкції і судові справи часто стосуються засновника або бенефіціара, а сама компанія виглядає чистою.

Довіряти реквізитам з листа. Зміну IBAN підтверджуйте окремим каналом зв'язку.

Не зберігати результат. Податкова оцінює обачність на дату операції. Скриншот картки з датою і збережене посилання на неї коштують секунди і захищають під час перевірки.

Усі інструменти з цієї статті зібрано на сторінці безкоштовні інструменти для бізнесу і бухгалтера.