Як знайти тендери Prozorro під свій бізнес

Щодня у Prozorro зʼявляються сотні нових закупівель, і більшість постачальників дізнається про свій тендер тоді, коли до кінця подання лишається день або два. Щоб встигнути підготувати документи і нормальну ціну, потрібна проста система: правильні коди, збережені фільтри, розуміння, як купують ваші замовники, і сповіщення, яке приходить саме. Ця стаття збирає таку систему по кроках.

Як влаштовані закупівлі і чому це важливо для пошуку

Спосіб, у який замовник купує, залежить від очікуваної вартості закупівлі. Від способу залежить, де вам шукати і скільки часу буде на підготовку. Під час воєнного стану більшість замовників купують за Особливостями, затвердженими постановою Кабінету Міністрів від 12.10.2022 № 1178.

Суми наведено станом на вересень 2026 року. Пороги кілька разів змінювались, тому перед великою ставкою звіряйте чинну редакцію. Повна таблиця для звичайних і особливих замовників є у статті пороги закупівель у 2026 році.

З таблиці випливає практичний висновок. Якщо ваша типова поставка коштує 30-80 тисяч гривень, основний потік замовлень іде через прямі договори і каталог, і шукати треба звіти про договори та замовників, які регулярно купують ваш товар. Якщо поставка від 100 тисяч, ваш канал це відкриті торги, і вирішальним стає час на підготовку пропозиції.

Крок 1. Визначте свої коди ДК021

Кожна закупівля має код за Єдиним закупівельним словником ДК021:2015, побудованим на європейському CPV. Код складається з восьми цифр і контрольної цифри після риски. Перші цифри задають розділ і групу, наступні уточнюють товар.

Наприклад, 45000000 це будівельні роботи і поточний ремонт, 09100000 паливо, 30200000 компʼютерне обладнання. Пошук за групою коду збирає всі закупівлі категорії незалежно від того, як замовник назвав предмет у заголовку. На сторінці категорії будівельних робіт видно, як виглядає такий зріз: активні тендери зверху, далі завершені з переможцями і сумами.

Як знайти свої коди:

1. Відкрийте кілька завершених тендерів, які ви виграли б, якби про них знали. Випишіть коди з оголошень.
2. Подивіться, під якими кодами купують ваші конкуренти. Код стоїть у кожному їхньому договорі.
3. Лишіть два-три коди групи і за потреби кілька точних кодів. Занадто широкий код дає сотні нерелевантних закупівель, і фільтр перестають читати.

Крок 2. Додайте ключові слова і область

Код ловить більшість закупівель, але замовники інколи ставлять невдалий код. Тому поруч з кодом варто тримати кілька ключових слів: основну назву товару, її синоніми, поширені скорочення і торгові марки, які ви постачаєте. Слово «ноутбук» разом зі словами «портативний компʼютер» і «лептоп» знайде помітно більше, ніж кожне окремо.

Область обмежує пошук там, де доставка або виїзд бригади коштують дорого. Для будівельних робіт, ремонту, прибирання і харчування область зазвичай вирішальна, для постачання дрібних товарів поштою її можна не ставити.

Крок 3. Вивчіть замовників, які вже купують ваш товар

Найцінніше джерело майбутніх тендерів це минулі. Бюджетна установа, яка минулого року купувала паливо у березні, найімовірніше купуватиме його у березні знову. Сезонні закупівлі (паливо, продукти, канцтовари, ремонти влітку) повторюються з року в рік приблизно в той самий час.

Картка замовника на tender.initask.com показує, що і скільки він купує, активні і завершені тендери і кому він платить. Там само видно, наскільки конкурентні його закупівлі: один постійний переможець або щоразу різні. Замовники також публікують у Prozorro річні плани закупівель, і з плану можна дізнатись про закупівлю за кілька місяців до оголошення.

Перш ніж витрачати час на пропозицію, перевірте самого замовника і постійного переможця за кодом ЄДРПОУ у Реєстрі компаній України: стан, засновники, бенефіціари. Як читати картку компанії, описано у статті як перевірити контрагента безкоштовно за ЄДРПОУ.

Крок 4. Стежте за конкурентами

Картка учасника показує, що і в кого він виграє, на які суми і з якими знижками від очікуваної вартості. З кількох таких карток складається реальна картина ринку: хто працює у вашій області, які ціни виграють і які замовники віддають перевагу новим постачальникам.

Корисна вправа на годину: візьміть трьох найсильніших конкурентів і випишіть по кожному десять останніх перемог. Ви побачите замовників, про яких не знали, і типовий рівень ціни, з яким можна вигравати.

Крок 5. Налаштуйте сповіщення

Ручний пошук щодня забирає час і рано чи пізно пропускається. Збережений фільтр з доставкою на пошту працює без вашої участі.

На сторінці сповіщення про нові тендери задаєте категорію, область, ключові слова або конкурента, і нові закупівлі приходять листом. Перший фільтр безкоштовний, лист приходить щопонеділка о 7:00. Тариф дає до 30 фільтрів, щоденний лист о 7:00 за Києвом і фільтр за сумою закупівлі, а фільтр «конкурент» присилає кожну участь і перемогу обраної компанії в день події.

Щотижневого листа достатньо, щоб бачити ринок і планувати. Для відкритих торгів з коротким строком подання щоденне сповіщення дає кілька додаткових днів на підготовку, і саме вони часто вирішують, чи встигне пропозиція.

Крок 6. Оцінюйте тендер за пʼять хвилин

Коли сповіщення принесло закупівлю, вирішіть, чи варто брати участь, до того як витрачати день на документи. Пʼять питань:

1. Строк. Скільки днів до кінця подання і чи встигнете ви отримати довідки, яких бракує.
2. Кваліфікація. Чи вимагають досвід аналогічного договору, і чи є він у вас.
3. Ціна. Очікувана вартість і ціни попередніх переможців у цього замовника. Якщо переможці давали знижку 20%, а ваша собівартість не дозволяє і 5%, участь забере час без результату.
4. Умови оплати. Відстрочка у бюджетних установах буває довгою, і її треба закласти у ціну.
5. Технічні вимоги. Чи не прописано їх під конкретну модель іншого постачальника. Якщо так, запитання до замовника або вимога про усунення порушення можуть змінити умови.

Про те, як не допустити помилок, через які відхиляють пропозиції, докладно написано у статті як взяти участь у тендері і в посібнику як знайти тендер під свій товар.

Що підготувати заздалегідь

Найчастіше постачальник пропускає вигідний тендер через документи, які неможливо отримати за кілька днів. Тримайте готовим базовий набір і оновлюйте його раз на квартал:

• кваліфікований електронний підпис для компанії і для керівника, щоб підписувати пропозицію;
• статут або виписку з реєстру і документ про повноваження підписанта;
• довідки і декларації, які замовники просять у більшості закупівель вашої категорії (виписуються з оголошень, які ви вже переглядали);
• два-три виконані договори з актами або накладними як підтвердження досвіду;
• шаблон цінової пропозиції і технічного опису вашого типового товару.

З таким набором підготовка пропозиції на типовий тендер займає години, і навіть закупівля з коротким строком лишається досяжною.

Тендери для ФОП

ФОП бере участь у тендерах на рівних з компаніями. Для цього найзручніша 3 група єдиного податку: вона дозволяє продавати будь-яким покупцям, зокрема бюджетним установам. Друга група може продавати юрособам товари, а послуги лише платникам єдиного податку і населенню, тому для надання послуг держзамовникам вона підходить погано. Неплатник ПДВ вказує ціну без ПДВ, і при однаковій собівартості його пропозиція нижча.

Важливо, щоб вид діяльності з тендера був серед ваших КВЕД і дозволений на вашій групі. Перевірити це можна у довіднику КВЕД з групами єдиного податку, а порядок вибору кодів розібрано у статті як обрати КВЕД для ФОП. Особливості участі ФОП описані у статті тендери для ФОП.

Тижнева рутина постачальника

Коли система налаштована, робота з тендерами займає годину на тиждень:

• Понеділок, 15 хвилин. Розібрати лист зі сповіщеннями, відібрати закупівлі за пʼятьма питаннями вище.
• Середа, 30 хвилин. Переглянути нових переможців у своїй категорії і картки двох-трьох замовників, щоб знайти тих, хто купує регулярно.
• Раз на місяць. Оновити ключові слова і коди за тим, що приходило і що ви пропустили.

Пропозиції готуються окремо, але рішення про участь ви приймаєте швидко і завжди маєте запас днів.

Коли тендерів у компанії десятки на тиждень і їх треба відбирати за технічними вимогами, розбирати документацію і порівнювати з вашим асортиментом, цю частину роботи бере на себе AI-агент. Приклади таких рішень зібрано на сторінці рішення Initask, а про підписку на щоденні сповіщення читайте на сторінці тендери Prozorro.

Інші безкоштовні сервіси для бізнесу зібрані на сторінці безкоштовні інструменти.