Кожен чек точки в обліку наступного ранку, з причиною
Мережа на ФОПах бачить свої гроші і товар щоранку, коли продажі, каси, рахунки і документи всіх ФОПів лежать в одній базі. Тоді звіт з планшета доходить з ключем і журналом, чеки ПРРО звіряються з ним щодня, а вісім модулів контролю рахуються зі структури і шлють власнику сигнал з причиною і дією.
- 32 точки
- на 10 ФОПах в одній базі, на прикладі
- 8
- модулів контролю мережі щодня, з дією на кожен сигнал
- 3 тижні
- перехід, далі паралельний місяць зі звіркою
Для кого: Власник мережі магазинів, Фінансовий директор торгового дому, Головний бухгалтер, Бухгалтер ФОПа, ІТ-відповідальний за обмін з точками · Продуктовий роздріб, Торговий дім: опт і фірмові магазини, Мережі на ФОПах, Швидкопсувний товар
Торговий дім продає оптом і через фірмові магазини, оформлені на кількох ФОПах. Кожен вечір завідувач закриває зміну на планшеті, звіт іде в облікову базу, фіскальні чеки йдуть через ПРРО, еквайринг заходить на рахунки ФОПів, готівка лежить у касах точок. Облік ведуть десятки бухгалтерів у кількох базах.
Частина звітів з планшетів не доходить до бази, і менеджери довантажують продажі руками. Продажі, гроші і документи живуть у бухбазах ФОПів і виписках, тому три модулі контролю з восьми (продажі ФОПів, дозволені платежі, готівка точок) зводяться лише руками і постфактум. Розбіжність каси, втрачений звіт або платіж стороннім стає видно на звірці наприкінці місяця.
Як бачити кожну точку, кожну касу і кожен ФОП щоранку і перейти на це без ризику для обліку?
Чому це працює
Звіт з планшета доходить один раз і з причиною, якщо не дійшов
Кожен документ несе ключ ідемпотентності (точка, дата, тип): повтор повертає вже створений документ, дубля немає. Кожна спроба лишає рядок у журналі доставки з відповіддю бази. На прикладі система сама знайшла два дні продажів однієї точки на 36 355,04 грн: чеки ПРРО є, звіту немає, виправлення двома кнопками.
Кожна цифра має документ-джерело, модель лише читає фото
Залишки, каса, борги і податки ФОПів рахуються з проведених документів одним проходом. Модель працює лише на фото паперової накладної і переписує надруковане; арифметику, звірку ціни з договором і зіставлення з довідником рахує система, сумнівне зіставлення лишає людині.
Вісім модулів контролю працюють щодня зі структури
На прикладі мережі прогін дає 33 сигнали, з них 10 критичних: каси понад ліміт, розбіжність чеків ПРРО зі звітом на 1 240 грн, два платежі на 22 700 грн контрагентам поза переліком дозволених. Кожен сигнал називає, що сталось, чому і що зробити.
Рішення про перехід ухвалюється за протоколом
Паралельний місяць: ви даєте контрольні цифри за закритий місяць з поточної програми, система рахує той самий місяць і на кожну різницю називає документ-пояснення номером або пише «не пояснено». Стара програма вимикається після зеленого протоколу.
Що агент робить крок за кроком
- 1Приймає звіти з планшетів точок з ключем ідемпотентності і пише кожну спробу в журнал доставки з відповіддю бази.
- 2Проводить документ одним проходом: залишки по партіях зі строком придатності, каса точки, взаєморозрахунки ТД з ФОПом.
- 3Щодня звіряє звіти з Z-звітами і чеками ПРРО (Checkbox та інші) і виписки банків ФОПів з дозволеними контрагентами.
- 4Читає моделлю фото накладної, далі система зіставляє позиції з довідником за штрихкодом і назвою і звіряє ціни з договором; прихід стає чернеткою.
- 5Рахує дохід ФОП датою фіскального чека, єдиний податок, військовий збір, ЄСВ і запас до ліміту групи по кожному ФОПу.
- 6Будує автозамовлення по точці, уцінку партій, що не встигнуть продатись, платіжний календар на 14 днів і касовий розрив.
- 7Шле власнику ранкове зведення і відповідає в чаті словами з посиланням на документи, з яких узято цифру.
Де рішення лишається за людиною
- Уцінку нижче собівартості і повернення партії на склад погоджує власник: система показує розрахунок і пропонує дію.
- Прихід з фото стає чернеткою, проводить його бухгалтер після звірки з паперовим оригіналом.
- Платіж на контрагента поза переліком дозволених лишається нерознесеним до рішення людини.
- Стару програму вимикає власник після протоколу паралельного місяця, де кожна різниця пояснена документом.
Як почати
- день 1Надішліть вивантаження як є: довідники і залишки, звіти точок і Z-звіти за місяць, виписки банків ФОПів, контрольні цифри за закритий місяць
- тиждень 1Переносимо довідники, залишки, точки, ФОПи і контрагентів
- тиждень 2-3Підключаємо документи руху, каси, банк і ПРРО, вмикаємо модулі контролю
- після тижня 3Паралельний місяць і протокол розбіжностей, рішення про перехід за вами
Надішліть вивантаження або опис процесу як є: таблиці, скріни, чернетки. Ми нормалізуємо дані самі і покажемо цей сценарій на ваших цифрах.
Описати задачуЩо питають найчастіше
Що швидше: дописати чинну програму чи перейти?
Обидва шляхи робочі. Доробка обміну з планшетами (ключ ідемпотентності і журнал доставки) у торгового дому зайняла 2 тижні від доступу до коду, 1С лишається головною базою. Перехід на єдину базу займає 3 тижні плюс паралельний місяць і відкриває три модулі контролю, яким потрібні дані всіх ФОПів разом.
Куди потрапляє результат: у нашу 1С чи лишається у вас?
Якщо головною лишається ваша 1С УТП або BAS, документи з планшетів і чернетки приходів пишуться у неї, проводить ваш бухгалтер. Якщо мережа переходить на хмарний облік, база ваша, будь-який звіт і довідник вивантажується файлом, для ТОВ є друковані форми з ПДВ і XML податкової накладної.
З якими системами інтегруєтесь?
Планшети і каси точок через приймач документів, ПРРО Checkbox та інші фіскальні сервери для Z-звітів і чеків, виписки банків ФОПів і ТД, вивантаження з 1С УТП або BAS для старту і паралельного місяця.
Що робить система, коли звіт з планшета не дійшов або бракує даних?
Журнал доставки показує спробу і відповідь бази, наприклад таймаут обміну. Якщо чеки ПРРО за день є, а звіту немає, модуль контролю піднімає критичний сигнал; бухгалтер повторює відправку з тим самим ключем або створює звіт з чеків. Там, де даних немає, чат по базі так і пише.
Завідувач точки бачитиме чужі точки?
Межу ролі перевіряє сервер: завідувач бачить лише свою точку, бухгалтер ФОПа свої точки і рахунки, бухгалтерія ТД усю мережу. Довідник точок і ФОПів теж звужений під роль.
Як переконатись, що ваші цифри збігаються з нашими?
Паралельний місяць: заповнюєте шаблон контрольними цифрами з поточної програми, система рахує той самий місяць і на кожну різницю показує документ-пояснення або пише «не пояснено». Якщо звіряти не було з чим, протокол так і каже.
Скільки коштує і з чого складається ціна?
Ціна складається рядками: перенесення і підключення годинами за ставкою $35, кожен агент над базою окремим рядком, підписка на кабінет за обсягом, рахуємо за брифом, модель на фото накладних близько 1 цента за документ. Кожен рядок видно окремо.
Де зберігаються дані і що бачить модель?
Дані лежать на серверах у Європі (Azure), кожна дія пишеться в журнал. Назовні через модель іде лише фото накладної, і на екрані це написано прямо; решта обліку рахується у вашому контурі.