Звірка актів за хвилини, і кожна цифра спирається на документ
Агент звірки бере акт контрагента в будь-якому форматі, звіряє його рядок за рядком з 1С/BAS і ЕДО, знаходить документ під кожну розбіжність і готує відповідь з копіями платіжок. Так само він щодня веде внутрішньогрупові пари і дебіторку з кредитними лімітами. Рахує формула, модель читає документи, проводить і підписує людина.
- 126 з 128
- позицій акта зіставлено автоматично, на прикладі з демо
- 35 хв
- від листа постачальника до відповіді з платіжкою
- 30+ сторінок
- акти у PDF, Excel і Word, які агент розбирає цілком
Для кого: Головний бухгалтер, Фінансовий директор, Бухгалтер з розрахунків, Кредитний контролер · Агробізнес, Дистрибуція, Ритейл, Групи компаній
Акти звірки приходять поштою і через ЕДО у PDF, Excel, Word і сканах, частина з них на 30+ сторінок. Бухгалтер вручну піднімає проводки в 1С/BAS, платіжки з виписок і підписані накладні. Внутрішньогрупові сальдо зводять таблицями з кожного підприємства перед закриттям, дебіторку ведуть у квартальному файлі поруч з обліком.
Одна розбіжність забирає дні переписки. Коментарі менеджерів губляться, коли файл дебіторки переносять у новий квартал, кредитні ліміти роками стоять круглим числом, а перевищення видно вже після відвантаження. Чим більше юросіб і контрагентів, тим більше актів лишається непідписаними до закриття.
Як звіряти кожен акт і кожну пару в групі щодня, щоб на закриття лишались тільки справжні розбіжності з готовим поясненням?
Чому це працює
Кожна цифра у відповіді має документ-джерело
Формула зіставляє рядки за номером, датою і сумою з допуском на копійки, модель лише читає акт. На прикладі з демо 126 з 128 позицій збіглись, розбіжність 180 000 грн пояснює платіжка №2214, і її копія йде в лист постачальнику.
Перевіряється кожен акт, разом з ціною за договором
Агент бере редакцію договору, чинну на дату поставки, і перевіряє документ до проведення. На прикладі з демо за місяць знайдено 8 актів з цінами поза домовленістю на 214 тис. грн, усі повернуті постачальникам з посиланням на додаткову угоду.
Внутрішньогрупові пари сходяться щодня
Щоранку о 08:30 агент зводить дзеркальні сальдо всіх юросіб і доводить розбіжність до накладної, яка зависла між місяцями. На прикладі з демо: 6 юросіб, 15 пар, 13 сходяться в нуль. Перед закриттям агент віддає пакет для елімінацій з посиланнями на документи обох сторін.
Дебіторка, рішення і ліміти в одному місці
Коментарі і рішення живуть на позиції боргу і самі переходять у новий квартал, тому на розборі фінансист відкриває лише нові позиції (у демо 9 позицій при 86 клієнтах). Заявку понад ліміт видно до відвантаження. Запит на перерахунок лімітів прийшов від дистрибутора, де ліміти ставили круглим числом і давно.
Що агент робить крок за кроком
- 1Читає скриньку звірок і ЕДО кожні 10 хвилин, розбирає акти у PDF, Excel, Word і скані, включно з документами на 30+ сторінок; біля кожного значення видно місце в документі, звідки воно взяте.
- 2Знаходить чинну редакцію договору і додаткових угод, піднімає з 1С/BAS проводки за період, з ЕДО підписані документи; початкове сальдо береться з облікової системи автоматично.
- 3Зводить рядки формулою за номером, датою і сумою, ймовірні збіги позначає окремо від точних і доводить кожну розбіжність до конкретної платіжки чи накладної.
- 4Готує відповідь контрагенту з копіями документів і чернетку коригування в 1С/BAS; підтверджує і проводить бухгалтер.
- 5Веде кейс до закриття: нагадує після 5 робочих днів мовчання, продовжує звірку з новими документами, після трьох ітерацій без згоди передає бухгалтеру зібране досьє.
- 6Щодня зводить внутрішньогрупові пари і дебіторку за кошиками строків, рахує резерв за вашою обліковою політикою і попереджає про заявку понад кредитний ліміт.
- 7Пише кожен запит у систему і кожне рішення людини в журнал, який вивантажується для аудиту.
Де рішення лишається за людиною
- Проводки, коригування і резерв затверджує бухгалтер або фінансист; агент готує розрахунок і чернетку.
- Лист контрагенту йде після підтвердження людини; автопілот вмикається окремо для кожного типу випадків після двох тижнів під наглядом.
- Рішення про відвантаження понад ліміт і про зміну ліміту приймає комерційний директор, агент попереджає і фіксує рішення.
- Закритий період змінюється лише окремим рішенням головного бухгалтера.
Як почати
- день 1Надішліть вивантаження як є: акти за закритий квартал, оборотку по контрагентах з 1С/BAS, файл дебіторки. Скани і чернетки теж підходять.
- тиждень 1Прогін на закритому періоді: порівнюємо результат агента з тим, що вже зробили ваші бухгалтери, розбіжності розбираємо поштучно.
- тиждень 2-3Перший агент на ваших вивантаженнях, технічний користувач лише на читання.
- тиждень 4-5Два тижні під наглядом: кожен лист і кожну чернетку бачить бухгалтер, далі автопілот за типами випадків.
Надішліть вивантаження або опис процесу як є: таблиці, скріни, чернетки. Ми нормалізуємо дані самі і покажемо цей сценарій на ваших цифрах.
Описати задачуЩо питають найчастіше
Чи впорається агент з багатосторінковими актами різних форматів?
Так. PDF, Excel, Word і скани обробляються однаково, акти на 30+ сторінок розбираються частинами. Кожне значення має посилання на місце в документі, нерозпізнане поле позначається і йде в уточнення.
Звідки агент візьме початкове сальдо?
З вашої облікової системи на дату початку періоду, автоматично. Якщо сальдо в акті розходиться з обліковим, агент показує це першою розбіжністю.
Куди потрапляє результат: у наш облік чи лишається у вас?
У ваш облік. Чернетка коригування створюється у 1С/BAS, проводить її ваш бухгалтер; лист контрагенту йде з вашої скриньки після підтвердження. Дебіторка віддається в Excel у структурі вашого поточного файлу, у Power BI і поштою.
З якими системами інтегруєтесь і чи не покладе агент базу?
1С і BAS через HTTP-сервіс, OData, буферну копію або вивантаження; ЕДО (M.E.Doc, Вчасно та інші); пошта через IMAP; банківські виписки файлом або через API банку. Старт можливий на вивантаженнях Excel. Агент читає копію або буфер бази за розкладом, тому бойова база працює у звичному режимі.
Що робить агент, коли бракує документа або даних?
Зупиняється і прямо каже, де шукав і чого бракує. Питання йде відповідальному з обох боків, порожнє поле лишається порожнім до відповіді людини.
Навіщо модель, якщо звірку можна зробити формулою?
Рахує і зіставляє формула: суми, дати, номери, резерви. Модель читає нестандартні акти, листи і скани і витягує з них поля. Тому кожну цифру можна перевірити калькулятором.
Скільки коштує і з чого складається ціна?
Ціна складається рядками: години впровадження за ставкою $35, щомісячна підписка (сервер, токени, дрібні правки правил), нові процеси окремою оцінкою. Рахуємо за брифом і вашими обсягами, у демо є калькулятор. Можлива оплата етапу після приймання.
Де зберігаються наші дані?
У ваших системах. Агент бере фрагмент документа на час обробки, персональні дані маскуються. За жорсткої політики безпеки розгортаємо у вашому контурі з локальною моделлю. Доступи оформлюються під NDA.