Виписки всіх банків рознесені до 07:00, спірне з адресатом
Виписки розносяться щоранку автоматично, коли кожен рядок проходить через явне правило з поясненням: номер договору в призначенні, реквізити і сума, історія платежів. Тоді бухгалтер бачить лише чергу уточнень з причиною і адресатом, залишки банку вже звірені з обліком, а в дохід ФОП не потрапляють інкасація, власні кошти і помилкові платежі.
- 96,4%
- операцій рознесено автоматично, на прикладі групи
- 11 банків
- 148 рахунків і 1 842 операції за один ранок
- 9 909 грн
- переплати ФОП за квартал, якщо всі надходження в дохід
Звірка з банками працює в кабінеті казначейства групи компаній
Для кого: Головний бухгалтер, Керівник казначейства, Фінансовий директор групи, Бухгалтер ФОП і бухгалтерська компанія · Групи компаній з десятками юросіб, Дистрибуція і опт, Роздріб і HoReCa на ФОП, Бухгалтерський аутсорсинг
Гроші групи лежать у кількох банках на десятках рахунків, у кожного банку свій формат: MT940, camt.053, API, CSV з клієнт-банку. Бухгалтер щоранку відкриває кожен клієнт-банк, вивантажує виписку, розносить операції за контрагентами і договорами і звіряє залишки з обліком. У ФОП та сама робота вирішує, що є доходом для єдиного податку.
На ручне опрацювання йде близько 5 хвилин на рахунок у кожному банку, і на 148 рахунках це понад 12 годин щодня. Пропущена виписка суму на екрані не змінює, зате робить неправильною всю позицію групи. Платіж без номера договору, часткова оплата кількох накладних або повернення помилкового платежу стоять у черзі до кінця дня, а у ФОП інкасація, пораховано як дохід, задвоює податок.
Як щоранку мати рознесену і звірену виписку по всіх банках і бачити лише те, що справді потребує рішення людини?
Чому це працює
Кожен рядок має правило і пояснення
На прикладі групи 1 842 операції за ніч: 1 106 розпізнано за номером договору в призначенні, 512 за реквізитами і сумою, 158 за правилами і історією платежів, 41 пішов у чергу уточнень. Клік по рядку показує, чому агент вирішив саме так, і норму ПКУ для доходу ФОП.
Повнота виписок перевіряється до того, як цифра піде далі
Агент звіряє нумерацію виписок, вхідний залишок з вихідним попереднього дня і дублі. На прикладі у Банку Г бракує виписки №213, і агент сам запитує повторне вивантаження; 3 дублі за тим самим референсом виключено.
Цифри рахує код, модель лише допомагає прочитати призначення
Суми, залишки, дохід і податок ФОП рахуються з рядків файла, тому будь-яку суму на екрані можна розкласти до конкретних рядків. На демо-виписці кавʼярні 131 операція дає дохід 1 259 112,16 грн, а сума всіх надходжень 1 424 266,51 грн дала б переплату 9 909,26 грн податків за квартал.
Рішення людини стає правилом на наступну виписку
Бухгалтер один раз розносить платіж у ДПС, і правило розкладає такі рядки далі само; правило видно і його можна вимкнути. На прикладі ТОВ частка рядків без участі людини росте по місяцях: 41%, 67%, 84%.
Що агент робить крок за кроком
- 1Забирає виписки з усіх банків 2-4 рази на добу: MT940 і camt.053 з теки обміну, API банку, CSV з клієнт-банку або вставлений текст.
- 2Перевіряє повноту: нумерацію виписок, вхідний залишок проти вихідного попереднього дня, дублі операцій, операції майбутньою датою.
- 3Розносить кожну операцію за контрагентом, договором і статтею руху коштів: спершу номер договору в призначенні, далі реквізити і сума, далі правила й історія платежів.
- 4Для ФОП визначає, що є доходом: еквайринг звіряє із Z-звітами ПРРО за датою чека, інкасацію, власні кошти, кредит і пару «помилковий платіж і повернення» виключає з доходу з нормою ПКУ.
- 5Звіряє залишок банку із залишком в обліку по кожній юрособі і рахунку і на кожну різницю називає причину: дата валютування, нерознесена комісія, незавершений платіж.
- 6Збирає чергу уточнень: кожен нерозпізнаний платіж з причиною, сумою, відповідальним і строком, і шле зведення в канал казначейства або бухгалтерії.
- 7Складає чернетки проводок або передає чистий факт у платіжний календар і позицію групи; проводить документ людина.
Де рішення лишається за людиною
- Проводки в обліку проводить бухгалтер: агент готує чернетку з рахунками і сумою.
- Спірний платіж агент лишає в черзі уточнень з поясненням, у чому сумнів; рішення приймає бухгалтер.
- Агент читає виписки і залишки; платежі в банк відправляє і підписує людина.
- Правило рознесення зʼявляється з підтвердженого рішення людини і вимикається однією кнопкою.
Як почати
- день 1Надішліть виписки за місяць як є з усіх банків, план рахунків або перелік статей і довідник контрагентів
- тиждень 1Повертаємо розбір вашого місяця: що рознесено, чим, і черга уточнень з причинами
- тиждень 2-3Підключаємо банки (API, MT940 у теку обміну або файл), правила під ваш план рахунків, запис чернеток у ваш облік
- з місяця 2Щоденний прохід зранку і ввечері, частка автоматичного рознесення у звіті щомісяця
Надішліть вивантаження або опис процесу як є: таблиці, скріни, чернетки. Ми нормалізуємо дані самі і покажемо цей сценарій на ваших цифрах.
Описати задачуЩо питають найчастіше
Які банки підключаєте?
Будь-який банк, що віддає виписку: MT940 і camt.053 у теку обміну, API банку, CSV або текст з клієнт-банку. Для monobank і ПриватБанк Автоклієнт є пряме підключення. Новий банк це налаштування формату, процес лишається той самий.
Куди потрапляє результат: у нашу 1С чи лишається у вас?
Чернетки проводок і статуси рознесення пишуться у ваш облік (1С, BAS або ERP), проводить їх ваш бухгалтер. Старт можливий на вивантаженнях без інтеграції, далі агент читає копію бази за розкладом, щоб не навантажувати бойову базу в пікові години.
Що робить агент, коли в призначенні немає номера договору?
Шукає за реквізитами контрагента і сумою, далі за правилами й історією платежів. Якщо впевненості немає, платіж іде в чергу уточнень з причиною («без номера договору», «новий контрагент», «часткова оплата кількох рахунків») і адресатом. Сума в чергу потрапляє повністю, агент її не ділить навмання.
Як агент розрізняє дохід ФОП, інкасацію і помилковий платіж?
Кожен рядок проходить через явне правило з нормою: еквайринг звіряється із Z-звітами за датою чека (ПКУ 292.6), інкасація і власні кошти в дохід не йдуть (ПКУ 292.1), помилкове надходження шукається в парі з поверненням тієї самої суми тому самому контрагенту протягом 10 днів (ПКУ 292.11.3). Клік по рядку показує пояснення.
Одна оплата закриває кілька накладних. Хто розбирається?
Агент підбирає накладні контрагента з відкритим залишком і пропонує привʼязку з рівнем впевненості. Понад 90% розносить сам, нижче чекає підтвердження бухгалтера одним кліком або ручного вибору іншої накладної.
Скільки коштує і з чого складається ціна?
Ціна складається рядками: підключення банків і форматів, правила під ваш план рахунків, запис чернеток у ваш облік, кожен годинами за ставкою $35; підписка за обсягом (рахунки і операції), рахуємо за брифом. Кожен рядок видно окремо. Окупність: хвилини на рахунок × кількість рахунків × робочі дні × ставка бухгалтера.
Де зберігаються дані і що бачить модель?
Кабінет і база на виділеній машині в Azure, регіон Європа, кожна дія пишеться в журнал. Модель отримує зміст операції, суму і назву контрагента для конкретного рядка; РНОКПП, паспортні дані і ключі в неї не потрапляють. У публічній лабораторії ФОП файл читається у вашому браузері і нікуди не надсилається.
А якщо банк прислав виписку з пропуском?
Агент звіряє нумерацію і залишки між виписками. Коли бракує виписки, він бере в зведення останній підтверджений залишок з позначкою, запитує повторне вивантаження і показує розрив у зведенні.